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5 riesgos que corre una empresa si no cuenta con sistemas informáticos

Seguramente te ha pasado que estabas esperando ser atendido en el banco o tal vez tenías un reclamo que hacer en alguna empresa y al momento de preguntar al personal, te piden tus datos y te dicen:

  • “Déjeme revisarlo en el sistema”

Y tú sabes que ellos tienen tu información guardada, por lo que conocen muy bien tu caso.

Es precisamente lo que hace un sistema informático: Almacena grandes cantidades de información y la procesa para mostrar la información final que sea útil para el usuario.

Todas las empresas medianas y grandes hacen uso de sistemas informáticos para gestionar sus procedimientos y todo tipo de procesos. Y esto es así porque las empresas reciben mucha información (de sus clientes, ventas, empleados, proveedores, compras, etc) y necesitan procesarla de alguna manera.

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Es por eso que utilizar un sistema informático ya no es un lujo, ahora es una necesidad de cualquier organización, inclusive una Pyme.

Las empresas que utilizan sistemas informáticos para sus procesos son más competitivas y productivas. Debido a que ya no es necesario que el personal esté escribiendo las ventas, la agenda y demás, perdiendo tiempo, gastando más dinero y produciendo menos.

Pero… ¿Qué pasa si una empresa NO cuenta con ningún sistema informático? A continuación te mencionamos cuales son los riesgos y consecuencias:

1) Confusiones en el manejo de la información

Nos referimos a los datos que tu empresa tiene de sus ventas, compras, clientes y más. Cuando no existe un sistema informático, corres el riesgo de olvidar algún dato importante para tu empresa o simplemente confundir la información de tus ventas con las compras.

Es verdad que muchas empresas llevan la información en Excel. Esto es bueno, pero tiene sus limitaciones.

2) Tener la información en varios lugares

Esto es algo muy molestoso para cualquier empresa cuando no se cuenta con un sistema que ayude a tener la información integrada.

Un ejemplo muy claro es cuando necesitas conocer el historial de pagos de un cliente y también sus datos de contacto. Pero manejas esa información en dos hojas diferentes de Excel y para lo peor, el dato de la dirección no la registraste porque lo olvidaste.

3) No conocer los datos que realmente necesitas

Tal vez esta es una de las consecuencias más dolorosas de no contar un sistema informático.

Cuando llevas los registros en hojas Excel, o peor, ¡en cuadernos! NO puedes saber el total de ventas de un cliente en específico o conocer los pagos a cuenta que se haya realizado con un solo clic.

No decimos que Excel no cuente con esas funciones. El problema es el tiempo que se demora en configurar el archivo para que nos muestre la información que realmente necesitamos y admitir que Excel tiene limitaciones.

4) Errores humanos en el manejo de la información

Somos humanos y cometemos equivocaciones. Llevar el registro de la información en cuadernos puede costarte muy caro a la hora de hacer algún cálculo.

Supongamos que hemos registrado 1500 pagos a cuenta de nuestros clientes este mes y lo hemos hecho en nuestros cuadernos. Ahora necesitamos saber cuánto dinero hemos recibido de esos pagos, para ello vamos a sumar uno por uno con nuestra calculadora.

Además de demorar mucho en el tratamiento de la información, corres el riesgo de equivocarte en algún cálculo

5) Gastos excesivos en personal

Cuando no cuentas con un sistema que te ayude a procesar la información que requieres para tus procesos y procedimientos, estás obligado a contratar a muchas personas para que lo hagan, pagarles un sueldo y otorgarles todos los beneficios sociales.

Hay quienes dicen que las máquinas nunca reemplazarán al hombre. Es cierto, nunca reemplazarán la capacidad de razonar y analizar. Pero cuando hablamos del procesamiento de la información, es una tarea que se automatiza. Es decir, no se necesita un razonamiento analítico.

¡Haz que tu empresa produzca más y sea más competitiva!

Los sistemas de información están orientados al tratamiento y administración de datos generados, que luego de procesados adecuadamente nos generan un valor agregado, que puede cubrir una necesidad u objetivo. Un sistema de información implementado adecuadamente en algún área empresarial, optimiza la productividad, fortalece la toma de decisiones y sirve de herramienta para el registro histórico de las gestiones.

En DeChaLi nos especializamos en el desarrollo de sistemas informáticos a medida. Es decir, elaboramos el sistema para que funcione y te proporcione la información precisa.

 

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