¿Qué sistema informático necesita tu empresa?

En las anteriores entregas hable sobre la utilidad, del beneficio que el significa usar sistemas informáticos para administrar, controlar tu negocio y en esta ocasión te voy hablar sobre dos tipos de sistemas que podría estar en el mercado si está interesado en utilizar un sistema informático, por un lado, son los sistema genérico o estándares y por otro lado tenemos los sistemas a medida
Para que se pueda entender este concepto quiero ejemplificarlo: Imagina que te invitan a un matrimonio y tú para asistir a esta boda, necesitas ir elegantemente vestido por lo tanto iras a comprar un traje o un vestido, posiblemente visites muchos centros comerciales, muchas boutiques , muchas tiendas, donde tú puedas buscar y encontrar el atuendo que tú quieres, si tienes mucha suerte puedes encontrar el traje que haga con tu estructura física, que te agrade los colores, el diseño, lo compras y lo usas el día del matrimonio. En cambio, puede ser que tú encuentres el traje que estas buscando, pero posiblemente requiere algunos arreglos y ajustes, por lo tanto, después de comprarlo lo llevaras a un sastre o modista donde le harán los pequeños ajustes, en este caso estamos hablando de un traje estándar y genérico y al otro lado tenemos un traje a medida porque a pesar de que hayas buscando en las tiendas un traje a tu medida posiblemente no lo encuentres por qué no te guste el material, diseño, color o simplemente no es de tu talla. Ahí recurrirás a tu sastre o modista y le dirías como quieres el traje de qué color, con que detalle lo quieres, en este caso estamos hablando de un sistema a medida.
SISTEMAS GENERICOS
Cuando es que tu negocio puede necesitar, puede ser suficiente que tu utilices un sistema genérico, hay algunas características que te pueden ayudar a tomar esta decisión.
Si tu negocio es medianamente pequeño o es pequeño, entonces un sistema genérico puede ser suficiente para ti, cuando me refiero a una empresa medianamente pequeño puede ser que tu empresa solamente un área de almacenes, de ventas, de cobranzas y nada más. Puede ser una o dos o tres sucursales, puede ser que junto a ti solo trabajen 4 o 5 personas más y no tengas intenciones de expandirte. En esas condiciones puede ser que un sistema genérico sea lo mejor para ti. Tomo en cuenta que si tus procesos son estándares es muy probablemente que un sistema genérico sea suficiente.
SISTEMAS A MEDIDA
Si tu negocio es mediano y mejor aún si es un negocio grande, probablemente tengas más áreas de las de las que mencionamos, Puede tener un área de producción, contabilidad, marketing, recursos humanos. puedes tener más de 3 sucursales, puedes tener presencia en más de dos ciudades, la cantidad de gente ya pasa las 7 a 15 personas, quieres expandirte con otra línea de productos. Tú necesitas un sistema informático a medida, y probablemente si tu empresa es grande tus procesos no sean convencionales, y necesites controlar la calidad de la producción. Costear las producciones de tu mercadería, puedas querer mejorar el relacionamiento de tus clientes, controlar de mejor manera tus cobranzas.
VENTAJAS DE UN SISTEMA GENERICO
Hay ventajas y desventajas como en todo. Que pasas si tu requieres un sistema estándar o genérico:
- Precio es sumamente accesible.
- Una vez que tu pagues en cuestión de segundos ya puedes estar usándolo.
- Los procedimientos de este sistema son sencillos
- La utilización es igual sumamente simple y sencillos.
DESVENTAJAS DE UN SISTEMA GENÉRICO
- Los procedimientos de tu empresa tienen que ajustarse a los procedimientos del sistema.
- Los reportes que el sistema genere son limitados. Si requieres una columna una columna o un cálculo más un reporte o informe no lo podrás obtener.
- No son escalables: no se pueden integrar a otros sistemas.
RECOMENDACIONES PARA UN SISTEMA GENERICO
Algunas recomendaciones para un sistema genérico:
- No uses software “enlatado” de internet. Si descargas de internet posiblemente no este adapta a los sistemas de impuestos de tu país.
- Pide al menos cotizaciones de tres empresas de desarrollo local.
- Compara características afines para tomar una decisión.
- Si es posible pide una demostración de uso del sistema. Fija cual usable, rápido, entendible es el funcionamiento del sistema.
- Es preferible: Sistema web. Tienes más ventajas como acceder información donde estés, desde cualquier lugar y dispositivo.
- Preferible: Sistema escalable, que pueda integrar con otros sistemas.
- No decidas por el precio; sino valora los beneficios que te ofrecen los sistemas.
- Pide por escrito garantía y soporte técnico.
VENTAJAS DE LOS SISTEMAS A MEDIDA
Los sistemas a medida también tienen ventajas:
- Esta construido a la medida de tus necesidades, para que tú te sientas más cómodo.
- Considera los procesos especiales de tu empresa, porque toma en cuenta todos los datos que tú necesitas de tu negocio. Porque en función a esos datos tú tienes la posibilidad que te brinden todos los reportes, cuadros y analíticos para tú toma de decisiones y sea más asertiva posible.
- Te brinda reportes tal y como quieres.
- Escalable, se puede integrar con otros módulos te permiten crecer a:
- Mas líneas de productos
- Mas sucursales
- Tener presencia en más ciudades
- Integrados subsistemas (contabilidad, CRM, producción, etc.). El control completo de tu negocio.
DESVENTAJAS DE UN SISTEMAS A MEDIDA
Para ser honestos hay ciertas desventajas:
- Tiempo de desarrollo, depende de la complejidad del sistema, hay sistemas que pueden ser desarrollados en 6 meses, un año y más. Las entregas son modulares, conforme se va desarrollando el sistema, la empresa te entrega poco a poca para que lo vayas probando.
- Inversión puede pasar los 2 mil dólares, depende de la complejidad del sistema, de la envergadura del sistema.
- Antes de la puesta en marcha debe ser probado rigurosamente. Un mes donde se testeado y probado a fondo.
- El nuevo sistema puede ser algo incómodo para el personal. Posiblemente estés acostumbrado otros métodos de información.
RECOMENDACIONES PARA UN SISTEMA A MEDIDA
- Define tus requerimientos básicos, que problemas quieres resolver, define cuáles son tus problemas, que es lo que quiere. Elaborar unas especificaciones técnicas para que con estas especificaciones puedas solicitar a tres empresas de desarrollo local que te den las propuestas.
- Pide cotizaciones de tres empresas de desarrollo local.
- Pide ver sistemas similares al que requiere tu empresa.
- Ideal: Sistema web
- Ideal Sistema escalable, con todas las medidas de seguridad.
- Ideal: desarrollado con tecnología de vanguardia, te asegura mayor seguridad.
- No decidas en base al precio.
- Pondera los aportes que te puede hacer la empresa de desarrollo, las recomendaciones que te puede, hacer, el acompañamiento que te pueda dar.
- Firma contrato, pide garantía por escrito y el soporte técnico.
En DeChaLi tenemos muchos clientes a cuáles vendimos sistemas genéricos, ofrecemos ambos tipos de sistemas.
Sistemas genéricos
- GOU Gestión: Para empresas comerciales
- GOU Servicios: Para restaurantes, se encuentra en desarrollo.
- GOU Educación: Para colegios, institutos y universidades.
Sistemas a medida
Tuvimos la oportunidad de desarrollar sistemas a media para:
- Fabricas
- Inmobiliarias
- Clínicas
- Comercializadoras
- Importadoras
Con ese respaldo y experiencia podemos hablar de sistemas genérico y sistemas a medida.
Si tú tienes alguna pregunta por favor házmelo saber, con gusto voy a responderte. Si tienes algunos temas que quieres que lo desarrollemos, lo vamos hacer. Siempre es un gusto compartir nuestras vivencias y experiencias.